J istě si řada z vás z minulosti pamatuje setkání se zaměstnanci, které jsme pořádali dvakrát ročně v hotelu Olšanka. Nebo možná nepamatujete, účast totiž nebývala hojná, spíše velmi chudá. Řekli jsme si, že za setkání – což je od slova setkávat se – rozhodně nelze považovat, když se sejde 30 zaměstnanců z téměř 500. Především jsme ale pochopili, že formát celé akce vám zkrátka nevyhovoval. Tak jsme to loni zkusili trochu jinak a pokusili se zorganizovat předvánoční setkání, jehož cílem bylo opravdu se potkat, lépe se poznat i neformálně probrat vše, co bude třeba. text JANA POŠTOVÁ foto Pixabay Účast nás mile překvapila, přišlo vás na 200, z čehož jsme měli velkou radost. Než jsme začali plánovat letošní setkání, rozeslali jsme dotazník, abychom zjistili, jestli vám tato forma setkání skutečně vyhovuje a není to jen náš pocit. Zajímalo nás také, co by se dalo případně zlepšit. Odpovědí dorazilo přes 130, za což moc děkujeme – tolik jsme jich nečekali. Ačkoliv byl dotazník anonymní, tak až na výjimky (například modří a vlci jistě vědí – pozn. autorky), byla většina odpovědí neuvěřitelně konstruktivních, pozitivních a se skutečnou snahou setkání vylepšit, ještě jednou velké díky! Polovina respondentů se setkání zúčastnila, druhá polovina se z nějakého důvodu nemohla, nebo nechtěla zúčastnit. Na druhou stranu, téměř 80 procent všech respondentů nyní uvedlo, že letošního setkání se zúčastnit chce. Druhý prosincový týden Zajímalo nás přirozeně, který termín by vám nejvíce vyhovoval. Největší počet (přes 40 procent) hlasoval pro druhý prosincový týden, na který jsme se také setkání naplánovali. Datum nevybíráme podle „klíče sympatií“, ale vždy se snažíme zvolit den, který z hlediska PVS potenciálně vyhovuje co největšímu počtu zaměstnanců z provozu. Proto jsme opět termín vybírali ve spolupráci s těmi, kteří služby v provozu mají zmáknuté nejvíce – S Gábinou a Šárkou. Je jasné, že v našem režimu fungování 24/7 nikdy nebudeme moci vyhovět všem, ale opravdu se snažíme, aby nás mohlo přijít co nejvíce. Milé bylo číst v dotazníku pozitivní ohlasy a to, že se se vám v porovnání s Olšankou prostředí Vinohradského pivovaru i formát líbily, ocenili jste také neformálnost večera. Často jste v návrzích na změny zmiňovali bohatší doprovodný program. Moc vám za vaše tipy děkujeme a spoustu z nich jsme si vzali k srdci, to nám věřte. Není to jen tak Ale pak je tu také pár ALE, proč není jednoduché všechny zohlednit. U záchranky nás pracuje 500 a takový počet individualit se jen těžko shodne na jedné variantě, která by byla pro každého tou pravou. Jeden příklad za všechny – části z vás prostory Vinohradského pivovaru vyhovovaly a líbilo se vám i rozdělení na „klidnější“ a „rušnější“ část, kde se mohl každý bavit, jak mu bylo příjemné. Naopak druhá skupina považovala toto za „škraloup“ a přišlo by jí lepší, kdyby byl prostor celistvý a záchranka pohromadě. A teď se dostáváme k druhému, komplikovanějšímu „jádru pudla“, který slyší na jméno Veřejné zakázky. Jsme příspěvková organizace a musíme dodržovat pravidla, která mohou být pro někoho jen těžko k pochopení. Kdybychom byli soukromá firma, mohli bychom obejít v podstatě libovolnou restauraci, klub nebo bar, kam bychom přišli a naporoučeli si od pití, přes jídlo, po zábavu, přesně, jak bychom chtěli, užili si společný večer a bylo by vymalováno. Jenže to my prostě nemůžeme. Když jsem měla možnost nahlédnout této byrokracii pod pokličku, nestačila jsem se divit, co všechno musíte oběhat, napsat, vyspecifikovat, nadefinovat, ohodnotit, vypapírovat a bůh ví co ještě, když si chcete jako příspěvková organizace pořídit prakticky cokoliv nad sto tisíc korun bez DPH. Neviditelná práce Teprve pak vám začne docházet, jak náročná je práce našich kolegů z oddělení veřejných zakázek nebo ekonomického oddělení, která je pro řadu lidí často neviditelná. Umějí tady ale opravdu téměř zázraky na počkání. Naše předvánoční setkání je toho příkladem. Až do stovek stran papírů, které kvůli jednomu večeru bezpodmínečně musíte vyplnit či vytvořit, je třeba vyspecifikovat do posledního detailu vše, co je předmětem zakázky. Místo, čas, vzdálenost od zastávky MHD, prostor, nabídka doprovodného programu, návrhy menu, obsluhu, dokonce i to, zda chcete třeba jídlo na porcelánu a pití ve skle, že neakceptujete plastové příbory a papírové talíře a asi milion dalších věcí, o kterých se člověku ani nesnilo. Ale nemůžete být zase příliš detailní, aby vás někdo nenařkl, že zakázku šijete někomu na míru, čímž byste veřejnou soutěž logicky porušili. Příprava kvalitní zadávací dokumentace je ale každopádně klíčem k úspěchu. Nejnapínavější část - nabídky Pak totiž přichází ta nejzajímavější a nejnapínavější část. Zakázku „vyvěsíte“ na veřejném portálu a podle zadávací dokumentace se může přihlásit kdokoliv, kdo splňuje podmínky, KDOKOLIV. A vy na to nemáte žádný vliv než to, jak jste veřejnou zakázku připravili… Následně dojde na hodnocení nabídek, kdy musíte mít určená hodnotící kritéria, vše je třeba důkladně propočítat, závěry hodnocení podložit fakty. Velmi často bývá nejdůležitějším (někdy i jediným) kritériem cena – kdo nabídne nižší, vyhrává. A teď si představte, že si na papíře vysníte předvánoční setkání a pak, když byste neměli dobře zpracované všechny dokumenty, se vám třeba přihlásí někdo, kdo vám s trochou nadsázky nabídne vodu, těstovinový salát s kuřecím a chleba se sádlem uprostřed školní tělocvičny. Protože přeci jednotný a nedělený prostor tělocvična splňuje stejně tak jako větší restaurace. 150 míst k sezení? Dají se tam pivní sety, o sezení je postaráno… Dostatek pití? Voda je přeci zdravá. Berte to prosím jako do absurdna dohnaný příklad toho, jak obrovská práce s každou jednou zakázkou je. Bohužel si opravdu nemůžeme jen tak vybrat, co se nám líbí a co bychom chtěli. Ještě jednou bych chtěla vzdát můj hluboký obdiv dámám z oddělení veřejných zakázek, které toto všechno řeší jak na běžícím pásu každý den. Do tělocvičny jsme nechtěli Co jsem tím vším chtěla říci, je to, že jsme se snažili většinu vašich konstruktivních nápadů do zadávací dokumentace skutečně zakomponovat (doprovodný program, požadavky na prostory, kvalita občerstvení), ale finální je vždy to, kdo se do zakázky přihlásí a také hodnocení nabídek. Protože jsme z dotazníků pochopili, že vám na doprovodném programu (např. šipky, bowling, DJ,…) a také na jídle záleží, dali jsme tyto dva parametry jako významné faktory pro hodnocení veřejné zakázky. Abychom se vyhnuli například tomu, že skutečně skončíme někde v tělocvičně. A myslím, že se nám ve spolupráci s oddělením „zakázkářů“ a personálním oddělením podařilo. Letos nám přišly dvě nabídky, ze kterých po důkladném zhodnocení všech kritérií, vyšel nejlépe Vinohradský pivovar. Možná se na to díváte jinak a divíte se, proč, když jste se s nějakými návrhy psali, tak třeba nejsou realizovány. Ale věřte, že pravidla, kterými je každá příspěvková organizace svázána, jsou v tomto ohledu opravdu přísná a hlavně, že to ve finále nikdy není úplně na nás, ale především záleží, kdo se nám do soutěže přihlásí. Omlouvám se za možná mnoho slov, ale chtěla jsem dát těm, které to zajímá, možnost podívat se na věc očima člověka, který nedávno neměl o takových věcech od dispečerského pultu ani páru.Také jsem mnohokrát vrtěla hlavou nad délkou trvání (asi všeho), složitostí věcí, které jsou na první pohled přeci tak jednoduché a lehce vyřešitelné a mnohým dalším. Ale věřte mi, že dokud nemáte možnost těmto věcem alespoň trochu „vidět pod pokličku“, tak si to ani představit nelze. Pokud jste to dočetli až sem, díky! Účast nás mile překvapila, přišlo vás na 200, z čehož jsme měli velkou radost. Než jsme začali plánovat letošní setkání, rozeslali jsme dotazník, abychom zjistili, jestli vám tato forma setkání skutečně vyhovuje a není to jen náš pocit. Zajímalo nás také, co by se dalo případně zlepšit. Odpovědí dorazilo přes 130, za což moc děkujeme – tolik jsme jich nečekali. Ačkoliv byl dotazník anonymní, tak až na výjimky (například modří a vlci jistě vědí – pozn. autorky), byla většina odpovědí neuvěřitelně konstruktivních, pozitivních a se skutečnou snahou setkání vylepšit, ještě jednou velké díky! Polovina respondentů se setkání zúčastnila, druhá polovina se z nějakého důvodu zúčastnit nemohla, nebo nechtěla. Na druhou stranu, téměř 80 procent všech respondentů nyní uvedlo, že na letošní setkání dorazit chce. Druhý prosincový týden Zajímalo nás přirozeně, který termín by vám nejvíce vyhovoval. Největší počet (přes 40 procent) hlasoval pro druhý prosincový týden, na který jsme také setkání naplánovali. Datum nevybíráme podle „klíče sympatií“, ale vždy se snažíme zvolit den, který z hlediska PVS potenciálně vyhovuje co největšímu počtu zaměstnanců z provozu. Proto jsme opět termín vybírali ve spolupráci s těmi, kteří služby v provozu mají zmáknuté nejvíce – S Gábinou a Šárkou. Je jasné, že v našem režimu fungování 24/7 nikdy nebudeme moci vyhovět všem, ale opravdu se snažíme, aby nás mohlo přijít co nejvíce. Milé bylo číst v dotazníku pozitivní ohlasy a to, že se se vám v porovnání s Olšankou prostředí Vinohradského pivovaru i formát líbily, ocenili jste také neformálnost večera. Často jste v návrzích na změny zmiňovali bohatší doprovodný program. Moc vám za vaše tipy děkujeme a spoustu z nich jsme si vzali k srdci, to nám věřte. Není to jen tak Ale pak je tu také pár ALE, proč není jednoduché všechny zohlednit. U záchranky nás pracuje 500 a takový počet individualit se jen těžko shodne na jedné variantě, která by byla pro každého tou pravou. Jeden příklad za všechny – části z vás prostory Vinohradského pivovaru vyhovovaly a líbilo se vám i rozdělení na „klidnější“ a „rušnější“ část, kde se mohl každý bavit, jak mu bylo příjemné. Naopak druhá skupina považovala toto za „škraloup“ a přišlo by jí lepší, kdyby byl prostor celistvý a záchranka pohromadě. A teď se dostáváme k druhému, komplikovanějšímu „jádru pudla“, který slyší na jméno Veřejné zakázky. Jsme příspěvková organizace a musíme dodržovat pravidla, která mohou být pro někoho jen těžko k pochopení. Kdybychom byli soukromá firma, mohli bychom obejít v podstatě libovolnou restauraci, klub nebo bar, kam bychom přišli a naporoučeli si od pití, přes jídlo, po zábavu, přesně jak bychom chtěli, užili si společný večer a bylo by vymalováno. Jenže to my prostě nemůžeme. Když jsem měla možnost nahlédnout této byrokracii pod pokličku, nestačila jsem se divit, co všechno musíte oběhat, napsat, vyspecifikovat, nadefinovat, ohodnotit, vypapírovat a bůh ví co ještě, když si chcete jako příspěvková organizace pořídit prakticky cokoliv nad sto tisíc korun bez DPH. Neviditelná práce Teprve pak vám začne docházet, jak náročná je práce našich kolegů z oddělení veřejných zakázek nebo ekonomického oddělení, která je pro řadu lidí často neviditelná. Umějí tady ale opravdu téměř zázraky na počkání. Naše předvánoční setkání je toho příkladem. Až do stovek stran papírů, které kvůli jednomu večeru bezpodmínečně musíte vyplnit či vytvořit, je třeba vyspecifikovat do posledního detailu vše, co je předmětem zakázky. Místo, čas, vzdálenost od zastávky MHD, prostor, nabídka doprovodného programu, návrhy menu, obsluhu, dokonce i to, zda chcete třeba jídlo na porcelánu a pití ve skle, že neakceptujete plastové příbory a papírové talíře a asi milion dalších věcí, o kterých se člověku ani nesnilo. Ale nemůžete být zase příliš detailní, aby vás někdo nenařkl, že zakázku šijete někomu na míru, čímž byste veřejnou soutěž logicky porušili. Příprava kvalitní zadávací dokumentace je ale každopádně klíčem k úspěchu. Nejnapínavější část - nabídky Pak totiž přichází ta nejzajímavější a nejnapínavější část. Zakázku „vyvěsíte“ na veřejném portálu a podle zadávací dokumentace se může přihlásit kdokoliv, kdo splňuje podmínky, KDOKOLIV. A vy na to nemáte žádný vliv než to, jak jste veřejnou zakázku připravili… Následně dojde na hodnocení nabídek, kdy musíte mít určená hodnotící kritéria, vše je třeba důkladně propočítat, závěry hodnocení podložit fakty. Velmi často bývá nejdůležitějším (někdy i jediným) kritériem cena – kdo nabídne nižší, vyhrává. A teď si představte, že si na papíře vysníte předvánoční setkání a pak, když byste neměli dobře zpracované všechny dokumenty, se vám třeba přihlásí někdo, kdo vám s trochou nadsázky nabídne vodu, těstovinový salát s kuřecím a chleba se sádlem uprostřed školní tělocvičny. Protože přeci jednotný a nedělený prostor tělocvična splňuje stejně tak jako větší restaurace. 150 míst k sezení? Dají se tam pivní sety, o sezení je postaráno… Dostatek pití? Voda je přeci zdravá. Berte to prosím jako do absurdna dohnaný příklad toho, jak obrovská práce s každou jednou zakázkou je. Bohužel si opravdu nemůžeme jen tak vybrat, co se nám líbí a co bychom chtěli. Ještě jednou bych chtěla vzdát můj hluboký obdiv dámám z oddělení veřejných zakázek, které toto všechno řeší jak na běžícím pásu každý den. Do tělocvičny jsme nechtěli Co jsem tím vším chtěla říci, je to, že jsme se snažili většinu vašich konstruktivních nápadů do zadávací dokumentace skutečně zakomponovat (doprovodný program, požadavky na prostory, kvalita občerstvení), ale finální je vždy to, kdo se do zakázky přihlásí a také hodnocení nabídek. Protože jsme z dotazníků pochopili, že vám na doprovodném programu (např. šipky, bowling, DJ,…) a také na jídle záleží, dali jsme tyto dva parametry jako významné faktory pro hodnocení veřejné zakázky. Abychom se vyhnuli například tomu, že skutečně skončíme někde v tělocvičně. A myslím, že se nám ve spolupráci s oddělením „zakázkářů“ a personálním oddělením podařilo. Letos nám přišly dvě nabídky, ze kterých po důkladném zhodnocení všech kritérií vyšel nejlépe Vinohradský pivovar. Možná se na to díváte jinak a divíte se, proč jste se s nějakými návrhy psali, když třeba nejsou realizovány. Ale věřte, že pravidla, kterými je každá příspěvková organizace svázána, jsou v tomto ohledu opravdu přísná a hlavně, že to ve finále nikdy není úplně na nás, ale především záleží, kdo se nám do soutěže přihlásí. Omlouvám se za možná mnoho slov, ale chtěla jsem dát těm, které to zajímá, možnost podívat se na věc očima člověka, který nedávno neměl o takových věcech od dispečerského pultu ani páru.Také jsem mnohokrát vrtěla hlavou nad délkou trvání (asi všeho), složitostí věcí, které jsou na první pohled přeci tak jednoduché a lehce vyřešitelné a mnohým dalším. Ale věřte mi, že dokud nemáte možnost těmto věcem alespoň trochu „vidět pod pokličku“, tak si to ani představit nelze. Pokud jste dočetli až sem, díky! JEN TAK PŘÍJEMNĚ POSEDĚT A POTKAT SE. OPĚT V PIVOVARU PŘEDVÁNOČNÍ SETKÁNÍ KDY 10. prosince KDE Vinohradský pivovar, Korunní 2506/106, 101 00 Praha 10 – Vinohrady OD KOLIKA Od 13 hodin do 01. DRESS CODE Nehrajeme si na žádné oficiality. Přijďte, jako byste šli s kolegy na pivo. Je třeba vyspecifikovat do posledního detailu vše, co je předmětem zakázky. Místo, čas, vzdálenost od zastávky MHD... i nádobí.