MOBILNÍ ZADÁVÁNÍ DAT: KONČÍ DOBA "PAPÍROVÁ" text JAN HORKÝ video ONDŘEJ BŘEZINA O Elektronické zdravotnické dokumentaci (EZD) se v Česku mluví roky, ZZS HMP teď dělá v tomto směru podstatný krok k modernímu fungování. V rámci EZD přechází i na systém mobilního zadávání zdravotnických dat (MZD) během výjezdu. Zkušební provoz se rozběhl v létě, od začátku roku 2018 pojedeme na ostro a v plném rozsahu. Právě probíhají školení, počty zadávajících záchranářů a lékařů rostou, v téměř všech vozidlech je už nová technika. Všechny podrobnosti a tipy k práci v terénu se dozvíte na školeních. Tady je 13 bodů, které dost možná zodpoví některé z otázek, které ohledně EZD a mobilního zadávání můžete mít. Co je EZD? Elektronická zdravotnická dokumentace je téma na sérii přednášek. V hodně velké zkratce: EZD je souhrnné označení pro systém, který umožní zpracovávat komplexní administraci zásahu u pacienta a všechny následné procesy jako editování, controlling, statistiku, archivaci nebo vykazování pojišťovnám v elektronické podobě. To vše s využitím informací zpracovávaných v řídicím systému ZOS a také v systému CarPC, elektronických číselníků výkonů, léčiv a materiálu nebo třeba polohopisných informací z registru adres. Přenos dat je mezi jednotlivými odděleními plynulý a zabezpečení robustní. Hlavním cílem je minimalizace administrativního zatížení výjezdových skupin v čase mimo výjezd. Co je princip MZD? MZD umožňuje prostřednictvím tabletu zaznamenat dokumentaci o stavu pacienta, poskytnuté péči i data o výjezdu přímo v terénu. Tablet nahradí vypisování dosavadních papírových formulářů (záznamy o výjezdu, faktury, negativní reverzy atd.), nabídne přístup k historickým datům o pacientovi, v případě spolupráce více výjezdových skupin umožňuje sdílet a vzájemně si předávat data. Přímo v sanitce můžete záznam vytisknout jako přehledné parere a předat spolu s pacientem, v budoucnu pak půjde tisknout i na vybraných centrálních místech příjmu. Údaje se automaticky přenášejí do počítačů na základnách, kde je lze snadno v EKP editovat a odeslat k dalšímu zpracování. Co si od toho všeho slibujeme? MZD zjednoduší práci záchranářů a lékařů a uleví jim od přepisování ručně psaných záznamů. Řadu údajů, které se vypisují, vyplní systém automaticky, nabízí také předdefinované popisy stavů pacientů při typických diagnózách, které lze snadno upravit podle konkrétního případu. Dokumentace bude přehlednější, přesnější, sníží se množství chyb a bude standardizovaná. Systém zásadním způsobem sníží administrativní zátěž výjezdových skupin v době mimo výjezd. Celkově ubude papírování, zpracování dokumentace bude snazší. Předpokládáme výrazné zrychlení přenosu informací a dat mezi jednotlivými částmi ZZS HMP. Jaký je harmonogram nasazení systému EZD? V květnu a červnu 2017 proběhl pilotní provoz, kde jsme ověřili základní funkčnost a schopnost systému fungovat při reálné práci zdravotníků. Od července probíhá zkušební provoz, kdy se doplňují jednotlivé funkcionality, a systém je rozšiřován k ostatním uživatelům. Nyní školíme kolegy, aby jich mohlo co nejvíc začít v následujících týdnech zadávat. Vybavujeme vozidla novou technikou, odstraňujeme zjištěné nedostatky, zasazujeme systém do celkového kontextu práce organizace. Od 1. ledna přejde mobilní zadávání do ostrého provozu – do té doby musí být všichni zdravotničtí záchranáři a lékaři proškoleni (až na výjimky třeba kvůli pracovní neschopnosti). Postupně dojde k utlumení dosavadního systému GemMa. Administrativní oddělení budou muset ještě nějaký čas fungovat souběžně v obou systémech, ale jednou přejde celá organizace čistě jen na EZD. Petr Zvolský, zdravotnický záchranář Rád bych podotkl, že mám poměrně negativní postoj k technice, kdy mi život ve většině případů spíše komplikuje, než usnadňuje. Z počátku jsem měl pocit, že mobilní zadávání výjezdy trochu stěžuje, ale když si člověk navykne na systém, tak se s ním naučí rychle pracovat a práci to bezpochyby ulehčuje. Vše funguje v prostředí Windows, na které je zvyklých 99 procent lidí, takže si nemyslím, že by s tím měl mít někdo výrazný problém. Ovládání je intuitivní a zjednodušuje administrativu. Předávaná zdravotnická dokumentace je výrazně přehlednější a lékař se v ní efektivně vyzná – já sám jsem měl občas problém po sobě rukou psanou dokumentaci přečíst. Netrávíte navíc čas dalším přepisováním dokumentace do počítače na základně. Nějaké mouchy systém ještě má, ale každopádně se jich množství vychytalo už během pilotu díky garantům a všem spolupracujícím lidem. V současné fázi je systém naprosto použitelný, dochází a dojde ještě k pár kosmetickým změnám, ale těm, kteří se naučí se systémem pracovat, to nezpůsobí žádné komplikace. Doporučuju seznamovat se se systémem postupně, na výjezdech se věnovat pacientovi a dokumentaci ze začátku řešit až dodatečně. Mohlo by dojít k situaci, kdy v počátku užívání sytému se budete více soustředit na vyplňování dokumentace. Přeji všem mnoho úspěchů a pozitivní přístup. Zkušenosti z terénu S jakou technikou budeme při MZD v terénu pracovat? Dobře se to pamatuje: tři T – tablet, tiskárna, token. Veškeré vybavení je certifikované jako odolné pro používání ve vozidle a také v terénu včetně extrémních klimatických podmínek. Tablet s internetovým připojením je dotykový (ovladatelný i v rukavicích), obrazovka lze oddělit od klávesnice, pokud budete s tabletem opouštět sanitku. Při jízdě by měl být tablet umístěný v dokovací stanici. Tablet má i kameru – hodí se k evidenci použitých přístrojů načtením QR kódů nebo k focení dokumentů či dokladů a obrazové dokumentace zásahu. Momentálně se řeší, aby šlo fotodokumentaci předávat i zdravotnickým zařízením. Jehličková tiskárna může jít někomu na nervy – při tisku je hlučnější – ale jako jediná je certifikovaná pro zavěšení v sanitce, a na rozdíl od jiných typů se „nevysype“ po projetí první díry v silnici. Token, který má každý vlastní, vypadá jako větší flash disk a slouží pro přihlášení do systému a k elektronickému podpisu zpracovávaných dokumentů. Kvalifikovaný certifikát můžete použít i v občanském životě pro elektronické podepisování dokumentů při komunikaci s úřady, bankami a podobně. Na token lze také ukládat data z tabletu a dokumentaci vytisknout až ve zdravotnickém zařízení. Co je potřeba dělat, než se můžu pustit do mobilního zadávání? Je nutné splnit tři podmínky, jedno v jakém pořadí. 1) Absolvovat školení EZD. 2) Získat token. Vyzvednete si ho na personálním oddělení. Schůzku si domluvte předem telefonicky, s sebou si vezměte dva průkazy totožnosti. Předání tokenu může trvat okolo dvaceti minut. 3) Dokončete zadávání všech předešlých výjezdů do systému GemMA. Splnění těchto podmínek vyhodnotí na základě předaných podkladů příslušný náměstek, který dává pokyn k aktivaci přístupu uživatele do „role“ odpovídající jeho pracovnímu zařazení. Následně dostanete do služebního mailu oznámení o aktivaci EZD a můžete zadávat. Zahájením práce v systému EZD končí vaše povinnost přepisování papírových záznamů o výjezdu do systému GEmMA. Je zadávání technicky náročné? Nemusíte být ajťák, abyste se naučili systém ovládat. Když umíte pracovat s počítačem nebo dotykovým telefonem, nemělo by vás nic překvapit. Systém je navržený tak, aby byl maximálně intuitivní a uživatelsky přívětivý. Upozorní například na to, když není vyplněný důležitý údaj. Jak probíhá školení? Školení trvá cca tři hodiny, lektory jsou kolegové, kteří se účastnili pilotního programu. Jde o povinné školení, které je hrazené z pracovního úvazku. Na termín vás vypíše buď PVS (najdete v rozpisu svých služeb), nebo se můžete přihlásit sami na některý z budoucích termínů. Je systém bezpečný? Ano. Bezpečnost byla při vývoji vedle efektivnosti hlavním požadavkem. Veškeré kroky v systému jsou zaznamenány způsobem „kdo, co, kdy, kde, jak“. Nemůže se stát, že někdo přepíše dokumentaci, aniž by to v systému nešlo dohledat. Nikdo se díky elektronickým certifikátům nemůže vydávat za někoho jiného. Každý má v systému přístup jen k takovým údajům, které potřebuje pro výkon své profese. Zároveň systém odpovídá zákonům o ochranně osobních údajů, jak pacientů, tak zaměstnanců. Petr Štěpánek, Zdravotnický záchranář pro urgentní medicínu Jsem běžný počítačový uživatel, žádný programátor. Když ale přišla možnost mobilního zadávání, byl jsem „sobecky“ rád, že jsem na jednom z aut, které se do pilotu zapojilo. Nechci pochlebovat, ale musím říct, že se nám dostal do ruky nečekaně funkční nástroj. V provozu jsme k tomu měli pár poznámek, ale tyto „masařky“ jsme s odbornými garanty vychytali a už tam zůstávají jen „mouchy“, které dál vychytáváme. Systém je schopný samostatně fungovat. Samozřejmě na výjezdech, kde zdravotní stav pacienta vyžaduje, abychom se mu intenzivně věnovali, není čas ani pro papírovou dokumentaci, která se v reálu dopisuje až ve zdravotnickém zařízení. Naopak při běžných výjezdech, kdy je dostatek prostoru, předávám díky mobilnímu zadávání pacienta už s hotovou dokumentací. Stává se mi tak v jednom z deseti výjezdů, že nejdu do nemocnice s pacientem a dvěma vytištěnými parere v ruce. V tom spatřuju obrovskou výhodu. Navíc, když člověk v terénu vyplňuje svědomitě, tak na stanovišti už jen otevře dokumentaci v počítači a edituje minimum informací. Myslím, že to přinese úlevu velké části provozně vytížených posádek, což byl podle mě i jeden ze smyslů – ulevit nám od administrování. Zkušenosti z terénu Zmizí ze sanitek papírové formuláře? Zcela ne. A je to tak správně. Klasické parere zůstává jako záloha pro případy, kdy by nebylo možné z jakéhokoliv důvodu pracovat s tabletem. To samé platí i o fakturách, formuláři negativního reverzu a podobně. Jak se s mobilním zadáváním co nejlépe sžít? Piloti doporučují na prvních výjezdech vyplňovat klasicky papírové parere a podle něho po předání pacienta zadávat dokumentaci do tabletu. Osvědčilo se to jako poměrně snadný způsob, jak dostat novinku v klidu pod kůži a neřešit na výjezdu, „kde se co mačká“. Co dělat, když něco přestane fungovat? Obraťte se na své VZO, lékaři pak na vedoucí lékaře, kteří koordinují mimo jiné požadavky na helpdesk. Děláme to tak proto, aby komunikace s helpdeskem probíhala plynule, vedoucí pracovníci měli přehled o reálném stavu systému a mohli jsme ověřit stav předávaných požadavků, stejně jako kvalitu, úplnost a lhůty jejich řešení. Bude se MZD v budoucnu upravovat? Ano. Určitě dojde k dalším úpravám systému. Celý systém je zajištěn provozní podporou dodavatele na čtyři roky, řešící například změny legislativy, záruku na poskytnutý software i hardware. Součástí tohoto zajištění je i poskytnutí služeb rozšířené podpory pro řešení dodatečných požadavků na provoz a využívání EZD v rozsahu 75 pracovních hodin za čtvrtletí. Pokud během rutinního provozu přijdou uživatelé s nějakými zásadními nápady na zlepšení, bude možné je do systému zapracovat. Poznatky sbírají VZO či vedoucí lékaři. Je třeba zdůraznit zásadu, že nejdříve musíme dosáhnout plné funkčnosti stavu systému tak, jak byl naprojektován a objednán, a pak teprve budeme dělat úpravy. Text vznikl s přispěním Víta Čupra, vedoucího OIT